项目管理软件选择应注意四个主要问题和五个必要条件

  最近被领导指派负责一个新的项目,你想把项目做成功,给老板留下深刻的印象,同时也给自己的职业生涯添上浓墨重彩的一笔。
 
  但是,项目管理流程很复杂,项目本身也不好做。在收集了与该项目有关的所有信息,并将新的团队整合在一起之后,身边的朋友建议你找一些项目管理工具,来帮助你更好地管理手中的项目。
 
  虽然朋友的建议很有道理,不过一旦真正开始寻找,你就会意识到选择合适的项目管理软件可能与管理项目一样困难。
 
  项目管理软件选择应注意四个主要问题和五个必要条件
  市面上的项目管理软件令人眼花缭乱,哪种工具最容易使用?哪些功能的是项目管理必备的?
 
  下面我们一起来解决你的困惑!
 
  选择项目管理软件之前要清楚的问题
 
  1、你的项目性质是什么
 
  并非所有项目性质都相同。例如,互联网公司的研发项目管理与传统生产制造业的项目管理不同,因为他们需要整合管理的资源、团队性质以及具体实施过程均不相同。
 
  那么你的项目性质是什么?你的项目有什么独特之处?这些都是你需要明确的东西。
项目管理软件选择应注意四个主要问题和五个必要条件
 
  不同的项目需要不同的管理方法,有些适合敏捷管理(强调灵活快速),而有些适合精益管理(强调以最小资源投入创造出尽可能多的价值)。
 
  2、谁需要使用该工具
 
  你是唯一会使用该工具的人,还是一部分人需要使用,又或者是所有团队成员都需要使用?你是希望每个人都具有相同级别的访问权限,还是希望根据不同的角色来限制相应的权限?
 
  当你在选择项目管理软件时,数据权限的控制以及使用的难易程度都相当重要。太简单的工具可能不符合你的需求,而高度复杂的工具可能对其他人来说太难上手。
 
  项目管理软件选择应注意四个主要问题和五个必要条件
 
  3、当前的系统存在的问题有哪些
 
  你现在有没有已经在用的项目管理软件,或者说你只是使用电子邮件和表格来管理项目?
 
  想想你目前所使用的工具有哪些局限性?如果拥有一些高级协作功能,可以使你的日程安排和费用跟踪管理效率更高,你是否需要?
 
  4、对工具预计的花费是多少
 
  大家都很想找到最便宜的工具,如有是免费的那当然更好。但是便宜甚至免费的工具,数据安全性如何?能不能解决你目前的问题?有没有后续的跟踪服务?如果一定要花钱购买,那么你的预算是多少?
 
  这些都是需要考虑清楚的。实际上,只要能解决你在项目管理上的问题,哪怕是多花一部分钱,也是有价值的。
 
  好用的项目管理软件需要满足哪些条件
 
  1、功能匹配度高
 
  任何软件工具都会有自己独特的功能,无论是个人还是团队在选择一款软件时,需要看清软件的功能有哪些,哪些功能是项目管理必须要使用的,哪些功能是多余的。
 
  只有去仔细分析这些功能信息,才可以帮助企业或团队找到合适的软件工具。
 
  2、使用简单易上手
 
  功能再强大、性价比再高的软件,买过来之后大家不会用也是白搭。很多时候企业员工的知识水平有限,对新的软件工具接受程度低。
 
  所以在选择项目管理软件时,一定要考虑到员工操作的难易程度,能够让员工很快上手的工具则可以帮助你节省大量的操作培训时间,进而加快项目进度。
 
  
 
  最理想的状态肯定是选择定制化的软件,类似轻流的软件工具就是不错的选择,它支持自定义搭建企业业务流程管理系统,你可以按照业务人员的使用习惯自己去搭建相关的业务流程,这样大家可以快速上手使用。
 
  3、便于团队沟通协作
 
  前面已经说到项目管理其实是十分复杂的过程,项目管理中我们需要不断与团队其他团队成员进行沟通来确定项目的进展。
 
  
 
  因此,良好沟通协作功能是必须的,它将有助于保证整个团队的信息畅通。比如轻流最新上线的留言功能,就可以很好的满足这一需求。被@的成员将会以浏览器弹窗的方式收到提醒,也可以在站内信查看@信息。
 
  4、实时掌控项目进度
 
  一个正常的项目流程包括启动、策划、执行、监测控制、收尾等5个阶段,每个阶段都有不同的事情要处理,尤其是在执行和监测阶段,管理尤其复杂,因此项目进度的把控是比较难做处理的。
 
  
 
  通过自定义的管理流程,你可以看到项目的每一个节点情况,有助于掌握项目的实时动态。
 
  5、可视化项目管理全貌
 
  数据报表是掌握业务全局的最佳方式,项目管理也不例外。无论是成本管理、质量管理,还是项目完成情况,都可以通过报表来掌握全貌。
 
  项目管理软件选择应注意四个主要问题和五个必要条件
  如何选择合适的项目管理软件
 
  综合上面的内容,在选择合适的项目管理软件之前,你要明确你的项目性质、使用人群、当前系统存在的问题、费用预算等问题;同时选择的软件一定要具有功能匹配度高、使用简单易上手、便于团队沟通协作、可实时掌控项目进度、可视化项目管理全貌等特点!
 
  因此,类似轻流的软件工具就是比较好的选择,它不需要IT人员支持,可以像“乐高”搭积木一样定义从项目启动到项目收尾的全流程;而且功能强大,能够帮助你实现项目的全面协同管理和精细化运营!
内容来源智趣
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